إدارة الوقت .. كيف يمكنُكَ إدارة وقتك بفاعلية لإنجاز المهام؟

يُقصد بإدارة الوقت عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محدّدة. من المعروف أن إدارة الوقت بفاعلية تسهم في إنجاز المزيد من المهام في فترة زمنية أقصر، وتقلل التوتر، وتؤدي إلى النجاح الوظيفي.

هذا، بالإضافة إلى ذلك، فإن التخطيط لوقتك وإدارته بشكل أفضل يوفر العديد من المزايا والفوائد، سواء في حياتك المهنية أو الشخصية. إليك بعض المزايا والفوائد الأساسية:

التعرّض لضغط أقل: عندما تتّبع جدولاً زمنياً معيناً بوظائف يومية محدّدة، ستشعر أن الضغط والقلق أصبحا أقل.

توفير وقت الفراغ: عندما تعمل على إدارة وتنظيم الوقت كما ينبغي، توفر وقتًا قيمًا لممارسة مهامك الشخصية المهمة.

العمل بإنتاجية أكبر: الإدارة الجيدة للوقت تساعدك على تجنّب تبديد الوقت، حيث يمكنك التركيز على الأعمال والأنشطة المهمة حقاً.

تحسين سمعتك: ستكون محل ثقة من حولك -سواء في الحياة المهنية أو الشخصية- وستنجز عملك بجد ونشاط.

بذل جهد أقل: إن تنظيم الوقت يساعدك على تقليل الجهد المبذول لتأدية الأعمال والمهام.

إدارة الوقت .. كيف يمكنك إدارة وقتك بفعالية لإنجاز المهام؟

إدارة الوقت: تعلّم كيف تدير وقتك بفعالية

1- تحديد الأهداف بشكل صحيح

– استخدم طريقة “سمارت” عند تحديد الأهداف. وتأكد من أن تكون أهدافك محدّدة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.

2- تحديد الأولويات بحكمة

حدّد المهام بناءً على مدى أهميتها وإلحاحها. أعطِ الأولوية لما هو مهم وعاجل؛ راجع مهامك اليومية وقسمها كما يلي:

*هامة وعاجلة: أنجزْ هذه المهام على الفور.

*هامة، ولكن ليست عاجلة: قرر متى تقوم بهذه المهام.

*عاجلة لكن غير مهمة: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.

*ليست عاجلة وليست مهمة: نحِّ هذه الأمور جانبًا لتنجزها في وقت لاحق.

3- تحديد وقت معين لإنهاء العمل

– إن تحديد زمن مُحدد لإكمال المهام يساعدك على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية.

– كذلك، يساعدك تحديد مقدار الوقت الذي تحتاج لتخصيصه لكل مهمة في التعرّف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها وبهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل معها.

4- أخذ قسط من الراحة بين المهام

– إن القيام بالكثير من المهام دون استراحة، من شأنه أن يشتّت تركيزك ويجعل حماسك يفتر.

– خذ قسطًا من الراحة أو اذهب في نزهة قصيرة لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك.

5- تنظيم الوقت

استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل.

6- استبعاد المهام أو الأنشطة غير الأساسية

– حدّد ما هي المهام التي تستحق وقتك. يؤدي استبعاد المهام والأنشطة غير المهمة إلى توفير وقتك الثمين لإنجاز ما هو مهم حقًا.

7- التخطيط المسبق

– اعمل على أن تبدأ يومك بفكرة واضحة عما يتعين عليك القيام به. اكتب في نهاية كل يوم قائمة “المهام” ليوم العمل التالي، وبهذه الطريقة ستوفر الوقت والمجهود.